Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Förderer- und Gewerbeverein Eichendorf e.V.
Marktplatz 10
94428 Eichendorf
Niederbayern, Deutschland

E-Mail: info@fgv-eichendorf.de

Vertreten durch den 1. Vorsitzenden Franz Jahrstorfer.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website fgv-eichendorf.de (einschließlich aller Unterseiten, Formulare, APIs und Funktionen) sowie über Ihre Rechte als betroffene Person.

3. Hosting und Server-Logs

Die Website wird auf einem Virtual Private Server in Deutschland gehostet. Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Hosting-Provider bzw. der Webserver aus technischer Notwendigkeit automatisch folgende Daten:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• angeforderte URL und HTTP-Methode
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (die vorher besuchte Seite, sofern übermittelt)
• Browser-Typ und -Version sowie Betriebssystem

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen verwendet. Sie werden nach 7 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Es werden nur folgende technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherungen verwendet:

• member_token (Session-Cookie): Wird nach dem Login im Mitglieder- oder Admin-Bereich gesetzt, um den angemeldeten Nutzer zu identifizieren. Gültig für maximal 14 Tage, httpOnly, secure und SameSite=strict.
• admin_token (Session-Cookie): Wird nach dem Admin-Login gesetzt und ist maximal 8 Stunden gültig, httpOnly, secure und SameSite=strict.
• fgv_cookies_accepted (LocalStorage): Merkt sich, dass der Hinweis auf technisch notwendige Cookies geschlossen wurde. Enthält keine personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage für die notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Login und einer funktionierenden Website).

5. Kontaktformular und Mitgliedsanmeldung

Über die Kontakt- und Anmeldeformulare auf unserer Website erheben wir folgende Daten, soweit Sie diese freiwillig angeben:

• Name und ggf. Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Postanschrift
• Inhalt der Nachricht bzw. Angaben zur gewünschten Mitgliedschaft

Diese Daten werden in unserer Datenbank gespeichert, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an die zuständigen Vereinsvertreter weitergeleitet und per E-Mail an die internen Ansprechpartner des FGV übermittelt. Die Angaben zur Mitgliedschaft (z. B. Basis- Mitgliedschaft und optionale Werbegemeinschaft) dienen ausschließlich der Mitgliedschaftsverwaltung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

6. Mitgliederverwaltung und Mitglieder-Portal

Für aktive Mitglieder und Vereinsvertreter besteht ein geschützter Mitglieder- bzw. Admin-Bereich. Dort werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert:

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
• Firmenprofil, Beschreibung, Leistungen, Kategorie und Stichworte
• Öffnungszeiten und Notdienst-Angaben
• Website-URL und ggf. hochgeladenes Firmenlogo
• Art der Mitgliedschaft und Status (aktiv/inaktiv)
• Hash des selbst gewählten Passworts sowie temporäre Einladungs-/Reset-Tokens

Passwörter werden als sichere Hash-Werte gespeichert, Einladungs- und Reset-Tokens werden nach Gebrauch oder Ablauf der Gültigkeit gelöscht. Der Admin-Zugriff wird über ein separates, geschütztes Login geregelt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverwaltung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Vereinsmitglieder).

7. Öffentliches Mitgliederverzeichnis

Mitglieder, die eine Werbegemeinschaft-Mitgliedschaft innehaben oder deren Profil vom Vorstand freigeschaltet wurde, werden im öffentlichen Mitgliederverzeichnis angezeigt. Sichtbar sind dabei ausschließlich die vom jeweiligen Mitglied freigegebenen oder vom Vorstand veröffentlichten Profildaten: Name, Kategorie, Beschreibung, Leistungen, Stichworte, Öffnungszeiten, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website), Firmenlogo und ggf. Notdienst-Hinweise. Diese Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage der Mitgliedschaft oder einer entsprechenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8. KI-Chat-Assistent (OpenAI)

Auf der Website ist ein KI-Chat-Assistent integriert, der die OpenAI-API nutzt (OpenAI, Inc., San Francisco, USA). Ihre Chat-Nachrichten werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Fragen an OpenAI übermittelt und von uns nicht dauerhaft gespeichert. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten, keine Gesundheitsdaten und keine vertraulichen Informationen ein. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI: openai.com/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines nutzerfreundlichen Informationsservices).

9. E-Mail-Kommunikation

E-Mails werden über den vom Verein konfigurierten SMTP-Server (STARTTLS-Verschlüsselung) versendet. Dabei werden die E-Mail-Adressen der Empfänger sowie der Inhalt der Nachricht an den jeweiligen Mail-Server übermittelt. Die E-Mail-Kommunikation dient der Beantwortung von Anfragen, der Mitgliedschaftsverwaltung und der Zusendung von Einladungslinks für das Mitglieder-Portal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine solche eingeholt wurde
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) für Kontaktanfragen, Mitgliedsanmeldungen und Mitglieder-Portal
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Server-Logs, technisch notwendige Cookies, Betrieb des KI-Assistenten und die interne Kommunikation

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anfragen aus dem Kontaktformular werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert und nach Austritt oder Löschung des Profils gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Steuerrecht) entgegenstehen. Server-Logs werden nach 7 Tagen gelöscht.

12. Datenweitergabe und Empfänger

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

• an den Hosting-Provider zur Bereitstellung der Website (ausschließlich in Deutschland)
• an OpenAI zur Verarbeitung der Chat-Anfragen (siehe Abschnitt 8), soweit Sie den KI-Assistenten nutzen
• an den konfigurierten E-Mail-Dienstleister zum Versand von E-Mails
• an Vereinsvertreter und beauftragte Administratoren zur Bearbeitung von Anfragen und zur Mitgliederverwaltung
• soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (z. B. an Behörden)

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an: info@fgv-eichendorf.de.

Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Bayern ist das zuständige Amt:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach
E-Mail: poststelle@baylda.bayern.de
Web: www.baylda.bayern.de

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören die ausschließliche Übertragung über HTTPS/TLS, die sichere Speicherung von Passwörtern als Hash-Werte, die Beschränkung von Admin-Zugriffen auf autorisierte Personen sowie regelmäßige Überprüfungen der Sicherheitsmaßnahmen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder neue Funktionen der Website anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite einsehbar.